Ook bij de gemeente Vlissingen was het tijd voor een nieuwe telefooncentrale: via een Europese aanbesteding moest er een toekomstgerichte vervanging komen. Al heel snel bleek dat er één partij met kop en schouders boven de anderen uitstak. Emma van Delft, informatie-adviseur vertelt enthousiast wie dit is:
“Onze openbare Europese aanbesteding leverde zes aanbiedingen op. Voor ons was, naast de technische oplossing zelf, de manier van implementeren erg belangrijk. Daarom hebben wij in de aanbesteding uitgevraagd hoe het plan van aanpak eruit zou komen te zien. Op basis van de aangeboden documenten zouden wij dan een keuze maken. De zes aanbiedingen verschilden sterk in inhoud en presentatie. Die van TSV kwam verzorgd over; er was duidelijk goed nagedacht over de oplossing. En dat gold ook voor de antwoorden op de vragen uit het bestek: to the point, helder en gestructureerd. Kortom, echt alles stond erin! En – het klopte: tijdens de projectimplementatie is er maar weinig gewijzigd!”
De keuze was snel en duidelijk: TSV. Na een feestelijke ondertekening gingen de betrokken direct aan de slag. Emma vervolgt: “Er was weinig te vragen. Het bestek was helder en TSV had in het plan van aanpak duidelijk aangegeven wie wat doet. We hadden letterlijk een vliegende start. Vanaf het moment dat ik kennis maakte met de projectleider van TSV was er een klik. Onze stijl van werken lijkt op elkaar dus de samenwerking verliep soepel; we hielden elkaar lekker scherp. Ook de techneuten waren een match. Ze hielpen elkaar bij het vinden van een oplossing. Want ook bij ons bleek de praktijk weerbarstiger dan het bestek en aanbieding. Hoe bijzonder onze wensen ook waren, de technische puzzelaars vonden altijd een goed en werkbaar alternatief. En het plezier straalde eraf; zulke vragen waren voor de technici echt het neusje van de zalm!”
Van de formele start tot aan de oplevering duurde nog geen vijf maanden. Begin april 2012 zijn de vijf verschillende lokaties van de gemeente Vlissingen, inclusief het KCC, overgegaan. Op een aantal technische uitdagingen in het KCC na is de vervanging volledig geruisloos verlopen. Emma: “Waar we ook erg blij mee zijn is de aanvullende oplossing voor onze piketdienst Veiligheid. Door een slimme procedure op de eigen telefoon is het voor de veiligheidsmensen makkelijk, snel en veilig om elkaars diensten over te nemen. En omdat het inregelen van piket op lokatie is gebeurd, kunnen we de volgende groepen nu zelf doen!”
Na deze succesvolle start is de wens van de gemeente om geleidelijk ICT te integreren. De mogelijkheden van de nieuwe telefooncentrale zijn enorm: e-mail, mobiel-vast, BYOD – alles kan. Niet alleen makkelijk voor de ambtenaren, ook biedt het mogelijkheden voor de verbetering van de dienstverlening aan de klanten van de gemeente. Emma sluit af met een mooie ambitie: “We staan op het punt de technische infrastructuur te upgraden. We willen onze basis solide hebben zodat de koppelingen straks realiseerbaar én gegarandeerd zijn. Maar wat de toekomst ook brengen moge, onze telefooncentrale kan het aan. Met dank aan TSV!”
