De tijd dat we 10 jaar lang nauwelijks om hoefden te kijken naar onze telefonie-oplossing ligt ver achter ons. Om uw communicatieoplossing van Avaya, Mitel of NEC stabiel te houden en met uw organisatie goed bereikbaar te blijven, is meer nodig. Of uw applicatie on premise draait of in de Cloud: proactief onderhoud en up-to-date blijven is de sleutel. We geven 7 tips hoe u dat doet.
Telefonie, videobellen, chat, e-mail: de vorm maakt niet uit, feit blijft dat een stabiel werkende communicatieoplossing de levenslijn voor elke organisatie is. Voor communicatie met klanten én interne afstemming en samenwerking tussen collega’s. Zeker wanneer het communicatiemiddel real time is zoals telefonie of video is de hoofdvraag: hoe zorgt u dat uw telefonieoplossing in de lucht blijft? Support en onderhoud van uw PABX, contactcenter- of UC-applicatie is daarbij belangrijk, maar er is meer. Of u nou gebruik maakt van Avaya, NEC, Mitel of een ander communicatieplatform, on premise of in de Cloud: dit zijn de tips.
Als u wilt voorkomen dat uw bedrijf of organisatie (tijdelijk) onbereikbaar is, zorg dan dat u in lijn blijft met de update cycle van uw leverancier. Dit kan zowel om de software gaan als om de servers waarop u de applicatie draait. Een extra tip hierbij is om bij uw telefoniefabrikant – of dit nu Mitel, Avaya, NEC of een andere vendor is – een Software Assurance en Upgrade Assurance af te sluiten. Daarmee koopt u op voor hand het recht op major upgrades en bent u verzekerd dat uw oplossing in lijn is met de nieuwste versie.
Up-to-date blijven is een must voor een goede uptime van uw telefonie-oplossing. Dat geldt helemaal wanneer het aankomt op security; bij communicatieoplossingen een factor die nogal eens over het hoofd wordt gezien. Fraude via gehackte telefoniesystemen neemt toe en kan voor grote schadeposten zorgen. En op het ‘platleggen’ van uw communicatiesysteem door kwaadwillenden zit u ook niet te wachten.
Ook al krijgt u via uw vendor of business partner door dat er updates of upgrades beschikbaar zijn, deze dienen wel op de juiste manier doorgevoerd te worden om te voorkomen dat uw systeem ‘onderuit’ gaat. Zorg daarom dat u de juiste kennis en expertise in huis heeft zodat bekend is wat de impact van bepaalde updates en patches is op uw telefoniesysteem én aangekoppelde systemen. Wees u als beheerder of ICT-manager bewust van wat u wel en niet weet over uw Avaya-, NEC- of Mitel-oplossing. Uw kennis up-to-date houden met hernieuwde beheerderstrainingen is het devies. Of betrek de juiste kennis bij een gecertificeerde ICT- of telecompartner.
De fabrikant van uw communicatieoplossing – of dichter bij huis: uw gecertificeerd business partner – weet als eerste wanneer er nieuwe upgrades of patches voor handen zijn. Blijf met hun in gesprek om te weten wat er aankomt qua technische ontwikkelingen. Of nog beter: sluit een service overeenkomst met een gecertificeerd partner. Bij welke van de twee u het best aan kunt kloppen voor telefoniesupport leest u in ons blog ‘Telefoniesupport voor Avaya, Mitel of NEC: direct bij de vendor of liever via de business partner?’
Toegegeven: wanneer uw telefonie-omgeving private of shared gehost wordt in de Cloud, ligt een groot deel van onderhoud en beheer bij uw hosting provider. Let wel op dat u zicht houdt op het beheer van de zaken op uw locatie zoals routers en switches. Draait uw communicatie-applicatie in de Cloud en voert u zelf wijzigingen of upgrades door in uw portal? Dan geldt ook hier de tip om qua kennis goed up-to-date te blijven.
De samenvattende tip: kijk uit dat uw PABX onderhoud niet reactief is, maar maak het zo proactief als mogelijk. Het allerbelangrijkste daarbij: wees up-to-date op alle vlakken: software, hardware, de koppelingen, security, training, kennis. Dit doet u door u en uw team goed geschoold te houden, door nauw contact te houden met vendor en ICT-partner of door nadrukkelijk de samenwerking op te zoeken met de laatste voor Avaya-, Mitel- of NEC-support.
In feite geldt voor zowel Avaya, Mitel als NEC: in bepaalde gevallen is het zo dat een oud systeem in onderhoud houden duurder is dan een upgrade uitvoeren. Neem als voorbeeld een oud telefoniesysteem dat bij al een tijdje end-of-support is en veel fysieke componenten heeft. Er moet uiteraard geïnvesteerd worden wanneer zo’n systeem vernieuwd wordt, echter kan er dan bespaard worden op onderhoud omdat de dure, fysieke componenten niet meer in het contract hoeven te zitten. Een upgrade kan dan in 3 tot 5 jaar terugverdiend zijn én u heeft op de koop toe een moderner en betrouwbaarder systeem.
Heeft u een support-vraag voor Avaya, NEC, Mitel of Nortel? Of bent u benieuwd wat u kunt doen om uw communicatieoplossing stabiel in de lucht te houden? Download dan hier de Ultieme Supportgids.
