Zorgeloos achterover leunen en profiteren van cloud telefonie. Het is die gedachte die veel ondernemers verleidt om te kiezen voor deze communicatievorm. Toch vertelt niet iedereen het ware verhaal over telefonie in de cloud. We hebben voor u de belangrijkste mythes verzameld en... ontkracht. Dit moet u weten.
Werken in de cloud is ‘moderner’ dan gebruik maken van on-premise tools. Vermoedelijk is dit de reden waarom gebruikers vermoeden dat cloud telefonie ook betrouwbaarder is dan de on-premise variant. Toch is niets minder waar. De cloud is, gemiddeld genomen, minder betrouwbaar. Overigens heeft dat niets met de telefoniesoftware zelf te maken, maar alles met het feit dat ondernemers die voor cloud telefonie kiezen gebruikmaken van een eigen internetverbinding om te bellen. Gaat uw keuze uit naar bellen via cloudgebaseerde software? Zorg dan allereerst voor een stabiele internetverbinding met voldoende capaciteit.
Er zijn een paar belangrijke aspecten waarmee u rekening moet houden als u neigt naar het kiezen voor cloud telefonie. Deze communicatievorm is afhankelijk van de onderliggende componenten en die zijn niet standaard ingesteld op een spraakverbinding. Dat is belangrijk om te beseffen en werkt vooral anders dan het verversen van een internetpagina als deze niet direct of niet goed laadt. Die pagina verversen is zo gedaan, maar een verstoring van een belangrijk gesprek, is ongewenst.
Telefonische verstoringen als gevolg van een niet stabiele internetverbinding komen niet alleen voor op kantoor. De kans hierop is juist groter als u gebruik maakt van een mobiele applicatie. De meeste apps gebruiken een dataverbinding voor spraak. In het verleden liepen gesprekken in de auto of op straat via GSM, nu kiezen mensen ervoor om deze gesprekken te voeren via een app. Dat kan Teams zijn, maar ook Whatsapp of Viber. Toch is de kwaliteit daarvan vaak ondermaats. Met de tweede versie van 5G zal de kwaliteit een boost krijgen, maar zover is het nog niet. De 5G-versie die telecomproviders nu als eerste uitrollen, is feitelijk een vorm van 5G over 4G techniek.
De beschikbaarheid van internet, inclusief de kwaliteit ervan, is de kritieke factor bij de keuzes die u nu maakt. Dat geldt voor heel veel organisaties, waaronder apotheken en gezondheidscentra. Die werkten vaak jarenlang met een naar tevredenheid werkend systeem. Toch maken nu veel van deze organisaties de switch naar het gebruik van een datacenter. Als dat af en toe tot problemen leidt, resulteert dit in onvrede. De cloud en dus ook telefonie in de cloud is zeker niet altijd de betere oplossing in vergelijking met een on-premise systeem.
De keuze voor cloud telefonie betekent voor u dat u rekening moet houden met andere factoren dan in het verleden. U deelt intern uw internetverbinding met veel meer andere diensten. Daarbij: de cloud is niet goedkoper, in de keten moet er immers altijd iemand verdienen aan de keuze voor een product.
Is cloud telefonie dan een afrader? Dat ook weer niet. Beschikt u over een snelle stabiele internetverbinding, dan is bellen en gebeld worden in de cloud binnen uw kantooromgeving best te doen. Kiest u ervoor om ook een callcenterfunctie in de cloud uit te voeren, hou dan wel rekening met veel hogere kosten. Het break-even point hiervan in vergelijking met on-premise ligt op anderhalf jaar. Groeit uw organisatie tegen de klippen op, dan doet u er overigens ook bij een dergelijke rekensom goed aan om wel voor de cloud te kiezen. Schaalbaarheid is immers een van de pluspunten van cloudoplossingen.
Investeren in een cloud oplossing voor telefonie betekent ook dat u verantwoordelijk bent voor het beschermen van uw gegevens en het uitvoeren van back-ups. Daarnaast is het aan u om de kostenregistratie bij te houden of ervan uit te gaan dat uw uitgaven zijn zoals verwacht. Hebt u hiervoor niet de mensen in dienst, dan is het verstandig hiervoor externe hulp in te schakelen.
Tenslotte: de cloud is heel vluchtig. U bent absoluut altijd up-to-date met de laatste versie van de software. Dat lijkt positief, maar het betekent ook dat het niet mogelijk is om bepaalde elementen van uw systeem op een oudere versie te laten draaien, bijvoorbeeld omdat dit zorgt voor een betere connectie met andere tools binnen uw infrastructuur. Een update van uw cloud telefonie kan daarmee zorgen voor fouten elders. Kiest u voor een update van uw on-premise systeem, dan kunt u of uw partner altijd testen of de diverse koppelingen tussen IT-tools goed werken, of niet.
Cloud telefonie kan een uitkomst bieden, maar als u verstandig bent gaat u na in welke gevallen u hier voordeel van heeft en in welke situaties het vermoedelijk tot frustratie zal leiden. We hebben de belangrijkste mythes van cloud telefonie voor u ontkracht. Heeft u vragen? Wilt u wel of niet overstappen naar cloud telefonie? Vraag een gratis consult aan! U kunt ook onze checklist invullen om te kijken of cloud telefonie bij uw organisatie past.
Wilt u meer weten over de 5 grootste gevaren voor het beheer van IP en cloud telefonie? We hebben deze handout voor u samengesteld.
