Home

Cases

Warmteservice groep

Warmteservice Groep en TSV: een decennium van betrouwbare telefonie

Inhoud

1. De klant - Warmteservice Groep?
2. De omgeving - In welke omgeving is Warmteservice Groep actief en welke specifieke uitdagingen of doelstellingen horen daarbij?
3. De uitdaging - Met welke uitdaging kwam Warmteservice Groep, bij TSV-groep?
4. Het proces - Hoe hebben wij samen met Warmteservice Groep deze uitdagingen omgezet in oplossingen?
5. De oplossing - Welke diensten leiden tot de optimale oplossing voor Warmteservice Groep?
6. Het resultaat - David Compas, eindverantwoordelijke voor de infrastructuur bij Warmteservice Groep vertelt hoe zij onze samenwerking ervaren.

De klant: Warmteservice Groep

Warmteservice is een Nederlands familiebedrijf dat sinds de oprichting in 1964 is uitgegroeid tot een toonaangevende aanbieder van producten op het gebied van verwarming, sanitair, installatiemateriaal en duurzame oplossingen. Met een hoofdkantoor in Amsterdam, een klantenservice in Purmerend en een distributiecentrum in Zaandam, bedient Warmteservice zowel installatiebedrijven als doe-het-zelvers.

Het bedrijf heeft meer dan 85 vestigingen verspreid door heel Nederland en blijft groeien. Naast fysieke vestigingen biedt Warmteservice ook online verkoop en diverse digitale hulpmiddelen, zoals keuzehulpen voor warmtepompen en zonnepanelen. Warmteservice onderscheidt zich door diepgaande productkennis en een klantgerichte aanpak, zonder ‘dozen te schuiven’.

De omgeving

Warmteservice opereert in een dynamische markt waarin betrouwbaarheid, klantgerichtheid en een breed assortiment essentieel zijn. Klanten verwachten snelle en deskundige ondersteuning, zowel fysiek als telefonisch. De telefonische bereikbaarheid is enorm belangrijk voor Warmteservice; klanten bellen vaak om snel antwoord te krijgen op productvragen of beschikbaarheid te checken voordat ze naar een vestiging rijden. Een stabiele en efficiënte telefonieoplossing is daarom een fundamenteel onderdeel van de dienstverlening.

David Compas, eindverantwoordelijke voor de infrastructuur bij Warmteservice, onderstreept dit belang: "Telefonie is voor ons een onmisbaar verkoopkanaal. Als telefonie niet werkt, missen we omzet. Klanten verwachten snel antwoord en bellen liever dan dat ze meteen naar een vestiging rijden."

Daarnaast speelt telefonie een belangrijke rol in de interne communicatie tussen vestigingen, het hoofdkantoor en de distributiecentra. Met meer dan 500 medewerkers verspreid over verschillende locaties is een betrouwbare telefonische infrastructuur noodzakelijk om de logistiek en klantcontacten soepel te laten verlopen. Warmteservice moet te allen tijde bereikbaar zijn, aangezien klanten niet altijd de mogelijkheid hebben om fysiek een vestiging te bezoeken of online een volledig antwoord te vinden.

Beschikbaarheid is voor ons het allerbelangrijkste. Onze medewerkers moeten op elk moment van de dag de telefoon kunnen opnemen en klanten snel kunnen helpen," legt David uit. “Uitval van telefonie kan directe gevolgen hebben voor onze service en dat is iets wat we niet kunnen permitteren.” Door de aanhoudende groei en de opening van nieuwe vestigingen blijft de behoefte aan een schaalbare en stabiele telefonieoplossing onontbeerlijk voor de bedrijfsvoering van Warmteservice.

De uitdaging

Vijf jaar geleden stond Warmteservice voor de uitdaging om de bestaande telefonieomgeving te moderniseren. Het oude systeem was niet alleen verouderd, maar voldeed ook niet meer aan de groeiende eisen van de organisatie. Met een toenemend aantal vestigingen en een stijgend aantal klantcontactmomenten was er een grotere behoefte aan een schaalbare, stabiele en eenvoudig te beheren telefonieoplossing.

Daarnaast werd het bestaande systeem steeds moeilijker te onderhouden. Het had hoge operationele kosten en beperkte functionaliteiten, wat zorgde voor inefficiënties binnen de organisatie. Dit betekende dat medewerkers soms langer bezig waren met het verwerken van telefoontjes, wat direct invloed had op de klanttevredenheid en operationele efficiëntie.

Warmteservice zocht daarom een oplossing die niet alleen toekomstbestendig was, maar ook de dagelijkse processen vereenvoudigde. Het nieuwe systeem moest eenvoudig te beheren zijn, zodat wijzigingen snel konden worden doorgevoerd zonder ingrijpende technische handelingen. Bovendien was betrouwbaarheid een absolute prioriteit; klanten verwachten immers directe ondersteuning bij hun vragen. Uitval van telefonie kon directe omzetverliezen veroorzaken en had impact op de reputatie van Warmteservice. De keuze voor een nieuwe telefonieomgeving moest daarom gebaseerd zijn op stabiliteit, flexibiliteit en gebruiksgemak. Het oude systeem was verouderd en niet toekomstbestendig. Daarnaast moest de nieuwe oplossing flexibel meegroeien met de organisatie, aangezien het aantal vestigingen en de behoefte aan telefonische bereikbaarheid bleef toenemen.

Warmteservice had behoefte aan een eenvoudig beheersbaar systeem met hoge beschikbaarheid, dat optimaal ondersteunde in de dagelijkse operaties. Uitval van telefonie kon directe omzetverlies betekenen, omdat klanten telefonisch snel geholpen willen worden. De keuze voor een nieuwe telefonieomgeving moest dan ook gericht zijn op betrouwbaarheid en continuïteit.

Het proces

Warmteservice koos voor TSV als partner in de overgang naar een gevirtualiseerde telefonieomgeving. De keuze was logisch gezien de langdurige samenwerking tussen beide partijen. TSV had in de voorgaande jaren bewezen een betrouwbare partner te zijn met diepgaande kennis van redundante telefonieoplossingen. Hierdoor had Warmteservice het vertrouwen dat de overstap soepel zou verlopen en dat de oplossing zou voldoen aan de eisen van een groeiend bedrijf.

Het bestaande telefoniesysteem was afhankelijk van fysieke hardware die steeds moeilijker te beheren en onderhouden werd. Door over te stappen op een cloudgebaseerde oplossing werd onderhoud eenvoudiger en konden updates sneller worden doorgevoerd. Dit zorgde voor een efficiëntere werkwijze zonder ingrijpende verstoringen van de bedrijfsvoering.

David Compas licht toe: "We wilden af van fysieke hardware en zagen dat TSV een virtualisatieoplossing bood. Dat paste bij onze manier van werken. De migratie verliep soepel en met minimale impact op de bedrijfsvoering." Hij voegt eraan toe: "TSV had een helder stappenplan en zorgde ervoor dat onze medewerkers nauwelijks hinder ondervonden. Dit gaf ons het vertrouwen dat we de juiste keuze hadden gemaakt."

De flexibiliteit van het nieuwe systeem betekende dat nieuwe vestigingen eenvoudig konden worden aangesloten, zonder lange implementatietijden of complexe configuraties. "Door de gestandaardiseerde aanpak van TSV kunnen we een nieuwe vestiging snel operationeel maken. Dit ondersteunt onze groei zonder extra hoofdbrekens," aldus Compas. In de overgang naar een gevirtualiseerde telefonieomgeving. Het bedrijf had al tien jaar een samenwerking met TSV, en de expertise van TSV in redundante telefonieoplossingen gaf het vertrouwen dat de overstap soepel zou verlopen. De implementatie was pragmatisch: de behoefte aan fysieke hardware werd vervangen door een cloudgebaseerde oplossing, waardoor onderhoud en beheer efficiënter werden.

Professionele projecten

Het vernieuwen van de telefooncentrale is vaak een ingrijpend traject. Door een goed zakelijk voorstel te doen, met een gedegen voorbereiding, deskundige projectbegeleiding en technici, worden deze projecten altijd binnen de planning en het budget afgerond.

Onze oplossing

David Compas licht toe: "We wilden af van fysieke hardware en zagen dat TSV een virtualisatieoplossing bood. Dat paste bij onze manier van werken. De migratie verliep soepel en met minimale impact op de bedrijfsvoering." Hij voegt eraan toe: "TSV had een helder stappenplan en zorgde ervoor dat onze medewerkers nauwelijks hinder ondervonden. Dit gaf ons het vertrouwen dat we de juiste keuze hadden gemaakt."

De flexibiliteit van het nieuwe systeem betekende dat nieuwe vestigingen eenvoudig konden worden aangesloten, zonder lange implementatietijden of complexe configuraties. "Door de gestandaardiseerde aanpak van TSV kunnen we een nieuwe vestiging snel operationeel maken. Dit ondersteunt onze groei zonder extra hoofdbrekens," aldus Compas. in de overgang naar een gevirtualiseerde telefonieomgeving. Het bedrijf had al tien jaar een samenwerking met TSV, en de expertise van TSV in redundante telefonieoplossingen gaf het vertrouwen dat de overstap soepel zou verlopen. De implementatie was pragmatisch: de behoefte aan fysieke hardware werd vervangen door een cloudgebaseerde oplossing, waardoor onderhoud en beheer efficiënter werden.

Testomgeving

Aangezien het nieuwe systeem zich blijft ontwikkelen, heeft TSV tevens een separate testomgeving opgezet. Hier kunnen nieuwe aanpassingen en releases veilig uitgebreid getest worden in een geïsoleerde omgeving. Pas na een succesvolle testfase wordt de nieuwe configuratie naar de productieomgeving gemigreerd.

Het resultaat

De samenwerking met TSV wordt door Warmteservice als betrouwbaar en professioneel ervaren. "Er wordt gedaan wat er wordt gezegd. TSV levert wat wij nodig hebben en zorgt ervoor dat de telefonieomgeving stabiel blijft," aldus David.

TSV blinkt technisch uit in snelheid en flexibiliteit, en hoewel sommige backofficeprocessen ruimte voor optimalisatie bieden, blijft de service betrouwbaar en effectief. "De technische ondersteuning van TSV is altijd snel en flexibel. Dat geeft ons het vertrouwen dat we op hen kunnen rekenen wanneer het nodig is." "Soms duurt de backoffice iets langer, maar technisch gezien reageert TSV altijd snel en flexibel. Dat is voor ons het belangrijkst."

Dankzij de redundante telefonieomgeving is de beschikbaarheid van telefonie bijna 100%, wat essentieel is voor de bedrijfsvoering. "Onze medewerkers in de vestigingen verwachten gewoon dat de telefoon werkt. Dat doet het, en dat is precies zoals het hoort," zegt Compas.

Warmteservice en TSV werken al tien jaar samen en deze partnership blijft zich ontwikkelen. De focus blijft op stabiliteit en betrouwbaarheid, zodat Warmteservice Groep zich kan richten op zijn kernactiviteiten: het bieden van hoogwaardige producten en service aan klanten in heel Nederland.

Over TSV-groep

Onze klanten zijn uniek, en onze oplossingen ook. Of het nu gaat om een nieuwe telefonieomgeving, een cloudoplossing of een IoT-integratie, TSV-Groep werkt samen met u om de beste oplossing te realiseren.

Wilt u weten hoe wij uw communicatie kunnen verbeteren? Neem contact op via 020 4 303 204 of bezoek www.tsv-groep.nl.

Contact opnemen

Schermafbeelding 2022-12-20 om 10.44.51