1. Home
    2. >
  2. Cases
    3. >
  3. Brummer_makelaars
Beeld acolad[47]

Brummer Makelaars: Geïntegreerde
telefonie en CRM
voor efficiëntere
communicatie

 

Inhoud

1. De klant - Wie is Brummer Makelaars?
2. De omgeving - In welke omgeving is Brummer Makelaars actief en welke specifieke uitdagingen of doelstellingen horen daarbij?
3. De uitdaging - Met welke uitdaging kwam Brummer Makelaars, bij TSV-groep?
4. Het proces - Hoe hebben wij samen met Brummer Makelaars deze uitdagingen omgezet in oplossingen?
5. De oplossing - Welke diensten leiden tot de optimale oplossing voor Brummer Makelaars?
6. Het resultaat - Grobben, IT-coördinator bij Brummer Makelaars vertelt hoe zij onze samenwerking ervaren.

De klant: Brummers Makelaars

Brummer Makelaars is een gerenommeerd makelaarskantoor gevestigd nabij het Vondelpark in Amsterdam. Het kantoor is gespecialiseerd in aan- en verkoopbegeleiding voor particulieren in het middel- tot hogere segment van de woningmarkt. Al meer dan 25 jaar biedt Brummer Makelaars hoogwaardige dienstverlening, waarbij persoonlijk contact en een professionele aanpak centraal staan.

Diederik Grobben, mede-eigenaar van Brummer Makelaars, legt uit: 
"Wij zijn een klein, toegewijd team dat veel waarde hecht aan efficiëntie en  klantgericht werken. Een goedetelefonieoplossing, gekoppeld aan ons CRM-systeem, helpt ons om onze klanten beter en sneller te bedienen."

Schermafbeelding 2025-03-06 141655

De omgeving

De makelaardij is een branche waarin snelheid en klantcontact cruciaal zijn. Makelaars werken vaak buiten de deur en moeten direct toegang hebben tot klantgegevens. Dit betekent dat telefonie niet alleen een communicatiemiddel is, maar ook een essentieel onderdeel van het  klantbeheer. 

"Onze branche wordt steeds dynamischer en tegelijkertijd bureaucratischer.  Een goed dossierbeheer en efficiënte communicatie zijn onmisbaar om aan de verwachtingen van klanten te voldoen en alles juridisch goed vast te leggen," aldus Grobben.  Brummer Makelaars werkt met RealWorks, een veelgebruikt CRM-systeem binnen de makelaardij. Voorheen was telefonie een losstaand systeem, wat betekende dat klantcontacten handmatig moesten worden bijgehouden. Dit was niet alleen inefficiënt, maar zorgde soms ook voor misverstanden of gemiste informatie.

De uitdaging

Voor de overstap naar de nieuwe oplossing had Brummer Makelaars te maken met versnipperde communicatiekanalen. Telefonische klantcontacten werden niet automatisch geregistreerd in het CRM systeem, wat leidde tot een tijdrovend en foutgevoelig proces. 

"Een veelvoorkomend probleem was dat klanten beweerden een afspraak telefonisch te hebben afgezegd, terwijl we daar geen bewijs van hadden. Dit zorgde soms voor lastige situaties. Met een geïntegreerd systeem kunnen we precies zien wanneer een klant gebeld heeft en met wie hij gesproken heeft," vertelt Grobben. Daarnaast was het oude telefoniesysteem niet flexibel genoeg voor de  manier waarop makelaars werken. Veel gesprekken vinden plaats onderweg of buiten kantoor, en het ontbreken van een geïntegreerde oplossing maakte het lastig om overal goed bereikbaar te zijn. "We bellen vaak vanaf de fiets, tijdens bezichtigingen of vanuit huis. Een vast toestel op kantoor sluit niet aan bij onze werkwijze," aldus Grobben. 

Verder wilde Brummer Makelaars af van de afhankelijkheid van meerdere leveranciers, zoals Odido. Problemen met telefonie werden soms van de ene partij naar de andere doorgeschoven, zonder duidelijke verantwoordelijkheid. De wens was om alles onder één dak te brengen bij een betrouwbare ICT-partner die actief meedenkt en ondersteuning biedt. "Als er iets misging, moesten we vaak schakelen tussen verschillende partijen. We zochten een partner die ons volledig ontzorgt en snel schakelt bij vragen of problemen," legt Grobben uit.

Tot slot moest de nieuwe oplossing eenvoudig te beheren zijn. Zonder een interne IT-afdeling was het belangrijk dat het systeem intuïtief werkte en  
minimale ondersteuning nodig had.

Het proces

Brummer Makelaars heeft al jarenlang een samenwerking met TSV voor telefonie. De eerste stap in de transitie was een inventarisatie van de mogelijkheden. "We zijn eerst in gesprek gegaan met de ontwikkelaars van RealWorks om te begrijpen hoe de telefonie-integratie het beste kon  worden ingericht. Vervolgens hebben we TSV benaderd, omdat zij al onze telefonie verzorgen en ons eerder goed hebben ondersteund," zegt Grobben.

TSV stelde een oplossing voor op basis van Elevate, een geavanceerd telefonieplatform dat volledig geïntegreerd kon worden met RealWorks. Door deze koppeling kon het kantoor profiteren van diverse functies die de workflow aanzienlijk zouden verbeteren. Na een zorgvuldige afstemming en planning is de overstap gefaseerd uitgevoerd. De implementatie werd begeleid door TSV, met training en ondersteuning om een soepele overgang te garanderen. 

"Wat voor ons belangrijk was, is dat de nieuwe oplossing aansloot bij onze werkwijze. Wij bellen vaak onderweg en wilden geen ingrijpende veranderingen, maar juist verbeteringen. TSV dacht hierin goed met ons mee," aldus Grobben.

126732802_m[517]

Professionele projecten

Het vernieuwen van de telefooncentrale is vaak een ingrijpend traject. Door een goed zakelijk voorstel te doen, met een gedegen voorbereiding, deskundige projectbegeleiding en technici, worden deze projecten altijd binnen de planning en het budget afgerond.

Onze oplossing

TSV heeft Brummer Makelaars voorzien van een volledig geïntegreerde telefonieoplossing via Elevate, een modern cloudgebaseerd telefonie-platform.
Dit systeem zorgt ervoor dat alle communicatie gestroomlijnd verloopt, beter beheersbaar is en perfect aansluit op de dagelijkse werkwijze van makelaars.

Belangrijkste voordelen van de oplossing:
  • Koppeling met RealWorks CRM
    Alle inkomende en uitgaande gesprekken worden automatisch gelogd in RealWorks, waardoor klantgegevens direct beschikbaar zijn. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat dossiers altijd volledig en up-to-date zijn. Binnen een makelaarskantoor vervullen verschillende medewerkers – van receptionistes tot makelaars – een grote rol in de communicatie. Dankzij de integratie van telefonie en CRM profiteren zij allemaal van efficiëntere workflows en betere bereikbaarheid.
    "We hoeven niet meer handmatig bij te houden wie wanneer gebeld heeft. Alles wordt automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de juiste klant, wat enorm veel tijd scheelt," aldus Diederik.

  • Klik & Bel-functionaliteit
    Met één klik kunnen makelaars direct vanuit RealWorks een klant bellen
    zonder het nummer handmatig in te toetsen. Dit voorkomt typefouten en
    verhoogt de efficiëntie. "Het klinkt als een kleine verbetering, maar als je tientallen telefoontjes per dag pleegt, is dit een enorme tijdsbesparing," vertelt Grobben.

  • Inkomende gesprekken tonen klantinformatie
    Wanneer een bekende klant belt, verschijnt de klantkaart direct op
    het scherm, inclusief eerdere correspondentie, geplande afspraken en notities. Dit zorgt ervoor dat medewerkers direct op de hoogte zijn van de klantgeschiedenis en sneller kunnen inspelen op vragen. Diederik zegt hierover: "We kunnen een klant direct persoonlijk aanspreken en inhaken op eerdere gesprekken, wat de klantbeleving sterk verbetert.”
  • Voicemailtranscriptie
    Ingesproken berichten worden automatisch omgezet naar tekst en per e-mail verstuurd. Dit betekent dat medewerkers niet langer handmatig voicemails hoeven af te luisteren, maar in één oogopslag kunnen zien waar het bericht over gaat.
    "Voorheen moesten we voicemails afluisteren, wat tijd kostte en soms
    onduidelijk was. Nu krijgen we direct een transcriptie per mail, waardoor
    we sneller kunnen reageren," legt hij uit.

  • Single Sign-On (SSO)
    Medewerkers kunnen veilig en eenvoudig inloggen met hun bestaande Microsoft-, Google- of Apple-account. Dit verhoogt de beveiliging en vermindert de noodzaak om meerdere wachtwoorden te onthouden.

  • Plaats- en apparaat onafhankelijk werken
    Makelaars kunnen de telefonie-oplossing gebruiken op hun laptop, tablet of smartphone, zowel op kantoor als onderweg. Dit zorgt voor maximale flexibiliteit en maakt het eenvoudiger om bereikbaar te blijven, ongeacht de locatie. 
    "Of we nu op kantoor, op de fiets of op een bezichtiging zijn, we hebben
    altijd toegang tot ons telefoniesysteem en klantinformatie," geeft Diederik aan.
man headset achter laptop-1
Beeld acolad[47]

Het resultaat


De overstap naar Elevate en de integratie met RealWorks hebben direct een merkbare impact gehad op de dagelijkse werkzaamheden van Brummer Makelaars.

"Dankzij de integratie met ons CRM-systeem kunnen we veel efficiënter
werken en klantgegevens direct inzien tijdens een telefoongesprek. Dit zorgt
niet alleen voor tijdbesparing, maar ook voor een veel betere klantbeleving,"
vertelt Grobben.

De nieuwe oplossing biedt ook extra zekerheid op het gebied van klantbeheer: "We kunnen nu precies zien wanneer en hoe vaak een klant contact met ons heeft gehad, zonder afhankelijk te zijn van losse
aantekeningen of herinneringen. Dit helpt enorm bij het opbouwen van een betrouwbaar dossier."

Daarnaast heeft de voicemailtranscriptie een groot verschil gemaakt:
"Voorheen moesten we handmatig voicemails afluisteren, wat tijd kostte.
Nu ontvangen we een uitgeschreven versie per e-mail, zodat we in één oogopslag kunnen zien waar het over gaat. Dat is een enorme verbetering."

Het kantoor is ook tevreden over de verbeterde samenwerking met TSV:
"Voorheen hadden we soms moeite om snel ondersteuning te krijgen, maar dat is nu sterk verbeterd. We hebben vaste contactpersonen en snelle responstijden, wat ons veel vertrouwen geeft."

Toekomstplannen

Brummer Makelaars ziet de samenwerking met TSV als een belangrijke stap naar verdere digitalisering. Diederik verwacht een hele poos met deze oplossingen door te kunnen: "Op dit moment hebben we alles wat we nodig hebben, maar als ons team in de toekomst uitbreidt, weten we dat de oplossing eenvoudig meegroeit. Dat is een fijn vooruitzicht.”

De telefonie-integratie met RealWorks heeft zich inmiddels bewezen als een efficiënte en klantvriendelijke oplossing, die de workflow van het makelaarskantoor aanzienlijk heeft verbeterd.

Over TSV-groep

Onze klanten zijn uniek. Ieder op zijn eigen manier. Daardoor is de oplossing
die wij aanbieden nooit ’standaard’. Zelfs niet, wanneer de gebruikte
software dat wel is. Onze werkwijze sluit daaropaan. Samen met u navigeren
wij naar uw eindbestemming. Of dit nu een nieuwe telefooncentrale is of een
IoT-oplossing.

Wilt u weten hoe wij uw communicatie kunnen verbeteren?
Neem contact op via 020 4 303 204 of bezoek www.tsv-groep.nl.

Meer ervaringen van onze klanten lezen?
Bekijk: www.tsv-groep.nl/cases

Contact opnemen

 

Schermafbeelding 2022-12-20 om 10.44.51

 

Vul het formulier in om de case te downloaden