Van veel naar één: het nut van communicatieconsolidatie

Digitale transformatie is hot, maar hoe pak je dat gestructureerd aan? Veel organisaties worstelen flink met het goed beheren van hun communicatiekanalen. Verspreide systemen leiden vaak tot inefficiënties en frustraties, zowel voor medewerkers als voor klanten. In deze blog vertelt Frank Lunstroo, salesmanager bij TSV-Groep, waarom het overstappen naar een geïntegreerd communicatiesysteem je organisatie verder helpt.

De nadelen van ongecoördineerde digitale transformatie

Veel organisaties zijn druk bezig met digitale transformatie, maar of ze dat altijd even gestructureerd aanpakken, is sterk de vraag. Wij zien het vaak om ons heen. Iemand binnen een organisatie bedenkt ineens om iets met Whatsapp te gaan doen. Maar met ergens een telefoon met Whatsapp Business neer te leggen, ben je er natuurlijk nog niet. E-mail is ook zo’n platform dat vaak niet netjes in de klantreis is geïntegreerd. Tel daar alle chatoplossingen, socialmediakanalen en aanverwante zaken bij op, en je begrijpt: de chaos is compleet. Het mag allemaal wel een onsje minder en dat is precies waar Alex het over had in een eerdere blog.

Het gaat om het totaalplaatje

Enthousiast ergens mee aan de slag gaan is niet zo’n probleem, maar als je niet uitkijkt, ontbreekt de helikopterview. Via welke kanalen hebben klanten nu precies contact met ons? Welke kanalen zijn populair en welke doen het minder goed? Leveren we overal dezelfde – en de juiste – kwaliteit? En kunnen we überhaupt meten hoe het met de kwaliteit staat? Dat totaalplaatje, dáár komt men vaak niet aan toe. Het risico is, dat als een van die silo’s wel aanslaat, het je boven het hoofd groeit. Dan keert het succes zich tegen je. Bovendien, als al je systemen los van elkaar staan, heb je te maken met een grotere overhead. Elk systeem moet je apart beheren, onderhouden, updaten en upgraden. Een geïntegreerd systeem daarentegen, biedt een overzichtelijke structuur, leidt tot betere dienstverlening – en dus blijere klanten – én kan uiteindelijk kosten besparen.

Het belang van een uniforme aanpak

Om dit probleem aan te pakken, is het zaak om systemen te laten samenwerken. Dat betekent zeker niet per definitie dat je ze moet vervangen. Integratie is de sleutel. Een uniforme aanpak begint met het creëren van een solide fundament waarop je verder kunt bouwen. Zo groei je naar een consistent en overzichtelijk systeem dat flexibel genoeg is om met de organisatie mee te groeien.

De voordelen van een geïntegreerd communicatiesysteem

Een goed geïntegreerd communicatiesysteem biedt talloze voordelen. Het zorgt voor minder administratieve lasten, snellere responstijden en een betere klantbeleving. Bovendien kunnen je medewerkers zich beter focussen op hun kerntaken, wat ook hun tevredenheid en productiviteit ten goede komt. Het resultaat? Een efficiëntere organisatie die beter kan meebewegen met de behoeften van haar klanten en klaar is voor de toekomst.

Praktische tips voor het stroomlijnen van je communicatiesystemen

Begin met het evalueren van de huidige tools en identificeer duplicaten of onderbenutte platforms. Overweeg de implementatie van een uniform platform dat verschillende functies integreert. Train je team op het effectief gebruiken van deze tools en zorg voor regelmatige updates. Plan ook feedbacksessies om het systeem te blijven verbeteren en leer van je rapportages en andere inzichten. Doe dit met klanten, maar vergeet ook je eigen medewerkers niet.

Neem de Slimme Route

Ben je klaar om de kracht van IT te benutten en je klantenservice naar een hoger niveau te tillen? Wil je eens sparren over de meest optimale oplossing of worstel je nog met strategische keuzes? Met onze Slimme Route zorgen we dat al je systemen, software, medewerkers en klanten optimaal met elkaar samenwerken. Neem contact met ons op. We leren je graag kennen.

Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel inspireren? Check onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina.