De vijf valkuilen van een versnipperd IT-landschap

Nieuw jaar, nieuwe kansen. Wordt 2025 eindelijk het jaar waarin jouw organisatie afscheid neemt van een versnipperd IT-landschap? Want zeg eens eerlijk, hoe vaak zie je jouw mensen worstelen met meerdere systemen die niet goed met elkaar samenwerken? Een systeem om te bellen, een ander voor e-mail, weer een ander voor klantenservice. Het is misschien organisch zo gegroeid, maar inmiddels brengt het wel een hoop gedoe met zich mee. In deze blog bespreekt Alex Veldkamp, eigenaar van TSV-Groep, de vijf grootste valkuilen van een gefragmenteerd IT-systeem. Ook legt hij uit waarom een geïntegreerde aanpak je medewerkers blijer maakt én tegelijkertijd de klanttevredenheid ten goede komt.

1. Productiviteitsverlies: onnodige vertragingen en frustratie bij medewerkers

Stel je voor: je medewerker krijgt een klantvraag binnen via e-mail, maar moet om antwoord te geven een ander systeem openen om de juiste gegevens te vinden. Dan nog even naar een derde systeem om de communicatie vast te leggen. Frank schreef het al eerder in een blog: bellen via Avaya, videovergaderingen via Zoom, contactcenterbeheer via Genesys, bestandsopslag op Google Drive, beveiliging door Symantec en interne communicatie via Slack. Je zou van minder chagrijnig worden. Elke keer omschakelen kost tijd, energie en uiteindelijk productiviteit. Een versnipperd IT-landschap zorgt ervoor dat medewerkers onnodig heen en weer schakelen tussen tools, wat leidt tot frustratie en vertragingen. Een geïntegreerd systeem zorgt daarentegen voor soepele workflows en blije medewerkers die hun tijd nuttig kunnen besteden.

2. Verhoogde kosten: de verborgen prijs van inefficiëntie

Het beheren van meerdere systemen lijkt op het eerste gezicht misschien goedkoper. Maar schijn bedriegt. Elk systeem heeft onderhoud nodig, updates, licenties en vaak aparte trainingsprogramma’s. Al die extra kosten stapelen zich op. Daarnaast gaat er tijd verloren door de inefficiënties die zo’n versnipperd landschap met zich meebrengt. Tijd is geld, en verborgen kosten kunnen op de lange termijn flink oplopen. Een geïntegreerde oplossing mag misschien wat investering vragen, maar voorkomt al die verborgen kosten op termijn.

3. Communicatiebarrières: als silo's de samenwerking blokkeren

In een ideale situatie kan elke medewerker binnen de organisatie eenvoudig communiceren en samenwerken met collega’s van andere afdelingen. Maar in een gefragmenteerd IT-landschap ontstaan al snel zogenaamde “silo’s.” Afdelingen werken op hun eigen eilandjes, met hun eigen systemen. Informatie stroomt niet goed door de organisatie, en misverstanden zijn aan de orde van de dag. Dit belemmert niet alleen de samenwerking tussen teams, maar kan ook leiden tot fouten en vertragingen richting de klant. Breek die muren af met een geïntegreerd systeem en stimuleer samenwerking, kennisdeling en een soepele informatie-uitwisseling.

4. Beveiligingsrisico’s: elke extra platform verhoogt het risico op datalekken

Elk systeem binnen je organisatie brengt een eigen set aan beveiligingsprotocollen met zich mee. Bij versnippering vergroot je de kans dat niet elk systeem dezelfde veiligheidsstandaarden hanteert. Dit maakt je organisatie kwetsbaar voor datalekken en inbreuken. Ook kost het enorm veel moeite om continu te controleren of elk systeem aan de laatste veiligheidsnormen voldoet. Met een uniforme, geïntegreerde oplossing beperk je het aantal kwetsbare plekken en voorkom je inconsistente beveiligingsinstellingen. Dit houdt niet alleen de gegevens van je bedrijf veilig, maar ook die van je klanten.

De 5. Complicaties bij training en onboarding: maak het nieuwkomers makkelijker

Nieuwe medewerkers zijn vaak al overweldigd met alle nieuwe informatie en processen. Voeg daar een versnipperd IT-landschap aan toe, en de inwerkperiode duurt al gauw twee keer zo lang. Elk systeem vraagt om een eigen training en eigen inlogmethodes. Dit maakt de onboarding niet alleen lastig voor de nieuwe medewerker, maar kost de organisatie ook extra tijd en middelen. Een geïntegreerd systeem vereenvoudigt het inwerkproces aanzienlijk. Medewerkers leren één systeem kennen en kunnen daardoor sneller zelfstandig aan de slag. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar zorgt ook voor een positief begin van hun nieuwe baan.

Ontdek de voordelen van een geïntegreerd IT-landschap

Wil je 2025 goed beginnen? Laat de chaos van een versnipperd IT-landschap achter je en kies voor een aanpak die productiviteit, veiligheid en tevredenheid verhoogt. Om de overgang naar een geïntegreerde omgeving soepel te laten verlopen, is het zaak te beginnen met het evalueren van je huidige tools en duplicaten of onderbenutte platforms te identificeren. Overweeg vervolgens de implementatie van een uniform platform dat verschillende functies integreert. Train je team om deze tools effectief te gebruiken en zorg voor regelmatige updates, feedbacksessies en rapportages om het systeem continu te verbeteren.

Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel inspireren? Check onze blogs of volg onze LinkedIn-pagina.